How to: Organisation & Struktur

Nachdem ich beim letzten Mal über „Ordnung“ im eigenen Kopf durch Meditation gesprochen hatte – zu finden hier: https://bastiansmotivationswerkstatt.de/im-test-7mind-die-meditations-app/ – will ich heute über die ganze reale Organisation und Struktur von Dingen sprechen. Zum Beispiel der Schreibtisch am Arbeitsplatz, der Kleiderschrank zu Hause oder die Handtasche bei Frauen, alles sieht oft mehr oder minder aus wie ein einzigen Chaos. Wirklich Struktur und Ordnung sucht man hier vergebens.
Aber auch bei Terminen, Geburtstagen, Aufgaben, Erledigungen und noch vielem mehr stellen wir oft genug fest, dass das doch irgendwie effektiver oder effizienter gehen muss. Und wer hat nicht schonmal irgendwas vergessen, verschwitzt oder nicht rechtzeitig fertig bekommen?

Organisation und Struktur: To-Do-Listen und Ihr Charme

Der Einkaufszettel ist eigentlich das beste Beispiel für eine solche To-Do-Liste. Wenn es ums Einkaufen geht gehen wir häufig mit Plan vor, um auch all das zu bekommen, was wir brauchen. Wir überlegen uns schon im Voraus, was notwendig ist und haben Struktur und Ordnung. Warum schaffen wir dann aber so selten dies auch auf andere Dinge oder Lebensbereiche zu übertragen? Nun im Grunde ist es ein bisschen so, dass dies mit Gewohnheiten zu tun hat. Das Schreiben eines Einkaufszettels hat man normalerweise schon bei den Eltern gesehen, die es von Ihren Eltern haben. Es ist also irgendwie normal, dass man einen Einkaufszettel hat, man muss gar nicht bewusst darüber nachdenken einen zu machen. Andere Aufgaben, wie jemanden anzurufen, einen Termin zu machen, Reifen beim Auto zu wechseln oder nur auf der Arbeit eine Sache fristgerecht zu erledigen sind hingegen keine Gewohnheit.
Auch hier würden sich To-Do-Listen anbieten, aber mal ehrlich: Wer macht sich denn für alles eine Liste? 

Von der Theorie zur Praxis bei Organisation & Struktur

Es gibt ja mittlerweile auch unzählige Smartphone-Apps, die die vormals analoge To-Do-Liste vom Papier ins digitale Zeitalter geholt haben. Ich selbst bin jedoch so gar kein Freund von diesen Listen, da Sie mir nur sehr eingeschränkt nützlich erscheinen. Als Einkaufsliste, auf der ich nur mal eben was wegstreichen muss, wenn es gekauft ist, sind die Apps super praktisch, aber sobald man etwas komplexere Inhalte oder Verknüpfungen und Beschreibungen hinterlegen will, kommen diese an ihre Grenzen. Dafür gibt es bestimmt andere Apps, mir ist aber noch keine untergekommen, die meine Bedürfnisse erfüllt hat.
Wie komm ich denn nun also von dem Wunsch nach Ordnung und Struktur wirklich in die Praxis? Viel fängt auch hier wieder mit der eigenen Disziplin an. Wer sich schonmal mit Gewohnheit auseinandergesetzt hat, der weiß, dass diese nicht mal eben so veränderbar sind. Wer kennt nicht den Spruch „Das haben wir schon immer so gemacht“. Der drückt für mich genau das aus, nämlich, dass am besten alles so bleiben soll, wie es ist. Der Wandel findet also wieder einmal zu allererst bei uns selbst und unserer inneren Einstellung statt. Der Wunsch nach Ordnung und Struktur muss also von innen und einem selbst kommen. Von außen aufgezwungene Struktur führt eher zu Ablehnung und Widerstand. 

Warum überhaupt Ordnung und Planung

Die ganz große Frage für einen jeden selbst muss lauten, warum er oder sie überhaupt Ordnung und Struktur möchte. Vielleicht kommt auch heraus, dass das „Chaos“ eigentlich die Form ist, in der man sich am wohlsten fühlt. Für die ist dieser Beitrag aber auch nicht gedacht. Konzentrieren wir uns also auf diejenigen von euch, die strukturierter und organisierter sein wollen.
Ich beschreibe euch am besten einfach Mal, wie meine Struktur eigentlich aussieht, schließlich werfen mir meine Arbeitskollegen oft genug vor ein kleiner „Struki“ zu sein.
Bei mir fängt auch viel im Kopf an. Mein innerer Monk sorgt dafür, dass ich Aufgaben, To-Dos oder anderes am liebsten immer sofort erledigen möchte. Oft genug bin ich jedoch nicht allein verantwortlich für etwas, sodass ich mich im Team arrangieren muss. In den Bereichen, in denen ich aber allein oder nur für mich verantwortlich bin, kann ich direkt Vollgas geben. Das soll nicht heißen, dass ich immer direkt weiß, was ich wie zu tun habe, aber ich weiß fast immer, wo ich Infos finde oder wen ich fragen kann. Oberstes Gebot bei mir ist also immer: Fang sofort an!
Warum soll ich auf später oder morgen warten? Je mehr Zeit zwischen der Überlegung etwas zu tun und dem eigentlichen Tun verstreicht, desto unwahrscheinlicher wird es, dass ich wirklich etwas tue. 

Klare Zeitrahmen setzen

Deadlines kennt jeder von uns. Hat der Chef eine gesetzt, sollte man tunlichst zusehen, dass man die Aufgabe auch in dieser Zeit erledigt. Viel öfter kommt es jedoch vor, dass wir selbst uns Aufgaben vornehmen und dabei keine feste Deadline mit uns selbst vereinbaren. Dass wir dann diese Aufgabe auch nicht erledigen erscheint doch mehr als wahrscheinlich, oder?
Deshalb ist es sinnvoll sich selbst einen klaren Zeitrahmen zu setzen und aktiv Zeit zu blocken. Unser Alltag ist mittlerweile so hektisch und so fließend, dass quasi laufend etwas „dazwischen“ kommen kann. Hier ist ganz entscheidend, dass man sich bewusst entscheidet auch mal etwas „abzulehnen“ oder später zu machen. Konzentriert euch voll auf eure jetzige Aufgabe und macht nicht mehrere Dinge gleichzeitig. Multitasking mag schön klingen, für gute Ergebnisse ist sie jedoch kontraproduktiv.
Kommt neuer Input rein oder neue Aufgaben, so sollt ihr diese natürlich nicht völlig ausblenden, denn vielleicht müssen diese auch erledigt werden, aber eben nicht sofort. Hierfür nutze ich persönlich mein Bullet Journal. Was genau es damit auf sich hat, könnt ihr hier nachlesen:

Zusammenfassung

Ganz schön viel Text, den ich da geschrieben habe… ich überlege aktuell, ob ich vielleicht nicht einen Podcast aufnehme, da ich über die gesprochene Sprache vielleicht meine Gedanken noch besser ausdrücken kann. Lasst mir doch mal eure Meinung da, was ihr davon halten würdet.

Jetzt will ich aber nochmal kurz zusammenfassen, was es mit Organisation und Struktur auf sich hat. Grundsätzlich solltet ihr euch immer nur einer Aufgabe gleichzeitig widmen. Setzt euch klare Zeitrahmen, bis wann ihr etwas erledigt haben wollt. Notiert euch alle neu reinkommenden Aufgaben für später. Habt nicht den Anspruch an euch selbst alles zu wissen, ihr müsst nur wissen, wo ihr Hilfe bekommt oder findet. Und die wichtigste Sache von allen: Eigenverantwortung und Eigenantrieb. Wartet nicht drauf, bis andere euch sagen, was ihr tun sollt. Schafft euch eure eigenen Aufgaben und Zeitstrukturen. Bestimmt selbst, was ihr wann wie machen wollt. Denn das macht viel mehr Spaß als nur den Kram anderer bearbeiten zu müssen 😉